Project manager memiliki peranan penting dalam sebuah proyek karena merupakan pimpinan yang mengatur jalannya proyek dari awal dimulainya proyek sampai dengan selesai.
Tanpa adanya project manager, maka proyek tidak dapat berjalan lancar karena project manager yang memiliki wewenang dalam memutuskan langkah-langkah apa yang harus diambil saat proyek sedang berlangsung.
Project manager bukan hanya sekedar mengelola proyek saja, akan tetapi juga menjadi kunci keberhasilan apakah proyek akan berjalan dengan sukses ataukah tidak. Sebagai contoh, dalam proyek pembuatan website misalnya, project manager bisa menentukan apakah akan menggunakan layanan VPS hosting, dedicated, atau shared hosting. Itu baru contoh kecil saja.
Daftar Isi
Apa itu Project Manager?
Project manager merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap sebuah proyek mulai dari perencanaan, eksekusi hingga pengendalian proyek.
Project manager juga merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap sukses tidaknya sebuah proyek, sehingga ia harus bisa menemukan solusi terbaik pada setiap masalah yang muncul ketika proyek berlangsung.
Bisa dikatakan pekerjaan ini sangatlah menantang karena saat proyek berhasil kamu akan mendapat keuntungan yang sangat besar. Akan tetapi, jika proyek gagal maka kamu merupakan orang yang harus menerima “hukuman”. Oleh karenanya, seorang project manager harus bisa mengantisipasi kegagalan.
Fungsi Project Manager
Seorang project manager tak cukup jika hanya memiliki keterampilan teknis saja tetapi juga harus memiliki dua keterampilan penting sekaligus, yaitu teknikal skill dan soft skill.
Pentingnya dua keterampilan tersebut karena project manager harus mengelola 6 aspek sekaligus dalam proyek, yaitu ruang lingkup, schedule, keuangan, risiko, kualitas hingga sumber daya.
Bagi sebuah perusahaan, project manager memiliki fungsi yang sangat penting mulai dari membuat perencanaan proyek, menghandle tim hingga membuat berbagai laporan.
Berikut ini adalah fungsi project manager bagi perusahaan.
1. Inisiasi Proyek
Project manager merupakan orang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi peluang bisnis, mencari solusi proyek, membentuk proyek hingga menugaskan tim proyek untuk memulai mengerjakan sebuah proyek sekaligus memberikan solusi pada para klien.
2. Menyusun Perencanaan
Setelah membuat inisiasi dan project charter telah disetujui, perencanaan proyek merupakan fase selanjutnya yang harus dilalui saat kamu memulai sebuah proyek.
Pada tahap ini project manager harus membuat dokumen yang berisi tentang rencana proyek. Tentu saja rencana proyek tersebut meliputi hal-hal yang perlu diselesaikan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan.
Perencanaan yang matang akan membuat proyek bisa berjalan dengan lancar karena dengan perencanaan yang tepat project manager bisa dengan mudah mengatur aktivitas pada semua tahap-tahapan dalam proyek menjadi sebuah timeline serta bisa memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Project plan atau rencana proyek merupakan dokumen yang akan terus berkembang dan dapat berubah sepanjang proyek sedang berlangsung.
3. Memimpin Pelaksanaan Proyek
Setelah semua rencana proyek matang, tahap selanjutnya adalah pelaksanaan atau executing. Pada tahapan ini seorang project manager memiliki tugas untuk memimpin berjalannya proyek, menetapkan pekerjaan pada tiap-tiap anggota tim dan memastikan bahwa tugas-tugas yang diberikan bisa selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Pada saat executing, anggota tim akan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya sudah diidentifikasi dalam rencana proyek agar tujuan proyek bisa tercapai.
Sedangkan project manager juga bertugas untuk memfasilitasi penyelesaian masalah-masalah yang mungkin saja muncul ketika proyek berlangsung, mengkomunikasikan progres proyek dan status proyek pada pihak yang berkepentingan.
4. Melakukan Monitoring
Project manager memiliki tugas untuk memastikan bahwa proyek yang sedang berlangsung bisa terkendali. Adapun yang perlu diperhatikan oleh seorang project manager pada tahapan monitoring yaitu memastikan bahwa proyek berjalan sesuai lingkup, proyek dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan serta proyek harus berlangsung sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan.
Biasanya proses monitoring ini akan didokumentasikan untuk dijadikan dokumen laporan yang berisi tentang gambaran progres proyek. Di samping itu pertemuan mingguan biasanya dijadwalkan untuk menyampaikan perkembangan proyek, isu-isu yang muncul selama seminggu ke belakang dan rencana untuk menyelesaikan isu-isu tersebut.
5. Closing atau Penutupan
Seorang project manager memiliki beberapa tugas yang harus dikerjakan saat proses closing atau penutupan. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
- Meminta persetujuan secara resmi pada klien bahwa proyek sudah selesai dan semua deliverables sudah diterima dengan baik
- Mengarsipkan dokumen-dokumen proyek sebagai bahan referensi dan untuk digunakan di masa mendatang
- Melepaskan sumber daya sumber daya yang sudah tidak lagi dibutuhkan dalam proyek
- Membuat dokumen lesson learned untuk bahan refleksi
lesson learned merupakan dokumen yang dibuat oleh project manager untuk menggambarkan apa-apa saja yang berjalan dengan baik selama proyek dan apa-apa saja yang tidak berjalan dengan baik selama proyek berlangsung. Lesson learned ini bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk meningkatkan manajemen proyek pada proyek berikutnya.
Itulah penjelasan terkait fungsi project manager, untuk bisa mengerjakan itu semua, seorang project manager memang harus menguasai beberapa skill penting, seperti komunikasi, kepemimpinan, pemecahan masalah, negosiasi hingga manajemen waktu yang baik. Nah, apakah kamu tertarik menjadi seorang project manager?